書類の整理の仕方(超整理法) -- このエントリーを含むはてなブックマーク

研究とか教育とかをやっていると、
どんどん論文のコピーやら、ほんのコピーやら、
自分のメモやら、どんどん書類が増えてくるし、
それに追い討ちをかけるように、家には
金融機関の書類だの、アパートの契約書だの、
車の保険だの雑多な書類も増えてくる。

片付け嫌いの私の机の上は、以前は
書類が乱雑に積み重なっていたが、
ここ2年間は机の上には書類は一切載っていない。

その理由は(月並みだが)
クリアホルダーを用いて、
野口悠紀雄氏の「超整理法」
を導入したことだ。
彼は、単価の安さからA4大の封筒を大量に
用意して使うことを推奨しているが、
今はクリアホルダーの値段が下がったし、
中が見えるほうが便利なのでこちらの方が
いいと思う。

方法は簡単で、
まず本棚の一番使いやすい場所に広いスペースをとり、
手元にきた書類は全て同じ形の封筒なり
クリアホルダーなりに入れて、
一番右側に加える。
基本的に分類はせず、
必要に応じてラベルを用いる。

書類を捜すときは最新のものから(右から)順番に探していく。
整理は随時、最も古いものから(左から)ファイルを取り出し
不要なものを廃棄していく。

整理法というと途中で挫折することが多いが、
「超整理法」は基本的に
横のものを縦にして並べるだけなので、
本棚のスペースとクリアホルダー(または封筒)
の数さえ十分にあれば挫折することはあまりない
ように思う。
私は本棚は75cm×2段分とってあり、
クリアホルダーは200枚前後持っていると思う。

クリアホルダーには(少なくとも日本では)
マチのついた厚いものが売られており、
量に応じて普通のものと併用すると便利である。

また、クリアホルダーは100円ショップにある
ような安くてぺらぺらのものは避けた方がよい。
書類が曲がる原因になる。
私のお勧めはシート厚 0.2mmのものであるが、
厚さや硬さには好みもある。

なお、色つきのクリアホルダーは
中が見にくくなってしまうため不便だと思う。

金融機関の明細などどんどん増えるものは
年月で区切って別のホルダーを使うと良い。
最近気づいたのだが、
高品質のクリアホルダーがだめになるのは、
大抵、書類を詰めすぎて変形した時である。
ついクリアホルダーがパンパンになりがちだが、
気前よくどんどん使った方が、
再利用できるので最終的には安くつく。

気前よくクリアホルダーを使うと
最初はどんどん減っていくが、
本棚のスペースは有限なので
整理する度に再利用できるものが出てきて
大して減らなくなる。

クリアホルダーを立てるための棚もよく売られて
いるが、これは書類が横に動く自由度を下げて
不便なことが多い。
これは挫折する数少ない要因になりうる。
もし使う場合は、幅ができる限り広く、
手前が塞がっておらず書類をスムーズに引き出せる
ものを使うべきである。
私は主に小さめのダンボール箱を切断した
ものを使っている。

カバンの中やオフィスなどにも、予備の
クリアホルダーを常にいくつか用意して
おいた方が良い。そうしないと、
急に受け取った書類を他のホルダーに入れた
まま場所が分からなくなる。

私は、ラベルをなるべく右上にはるようにしている。
上に張らないとカバンの中に入っているホルダーを
区別できなくなるからである。

私はまだ初心者なので、
研究・教育用の書類と生活の手続き書類は
別にしているが、学会の手続き書類を
どちらに分類するかといった弊害が生じている。
本来は一つにするべきなのかも知れない。

なお、最近は机の引き出しの中の
パスポートやレシート類も、レターサイズの封筒
に入れて並べるようにしたらすっきりした。

ちなみに私は、オンラインで入手できて当面読まない
論文の場合には、1ページ目だけ残して
アブストラクト集のファイルに移している。

書類整理に悩んでいるあなた、
とりあえずクリアホルダーを200枚買って
本棚を空けてみましょう。
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テーマ : 効果的な学習法など
ジャンル : 学校・教育

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参考になります

クリアフォルダよさそうですね。早速試してみます。

確かに日本製のクリアフォルダはしっかりしていて、英国在住時には学校通いしていた家内が「提出物をフォルダに入れて先生に渡したら、先生がフォルダそのまま自分で使って返してくれない...」といってたのを思い出します。英国の文房具屋で売ってた&オフィスで使ってたフォルダは確かにフニャフニャでした。ちょっと懐かしいな。

No title

コメントありがとうございます。

アメリカでも、アマゾンなどを見るとクリアフォルダーは存在するるようなのですが、近所のオフィスデポやオフィスマックスなどの文房具屋には売ってないし私は買ったことがありません。日本に戻った時や実家から人が来たときに持ってきてもらったりしています。日本はホントに文房具天国だと思います。

No title

日本は文房具専門店があるからすごいですね。昔1000円+のシャーペンがあったのにびっくりしました。デザインがすごい細いやつで思わず買っちゃいました。

僕は整理が下手なんでできるだけ書類はパソコンに入れてます。ペーパーとかは全部ZoteroとBibTeXのコンボを使ってます。まぁ逆に言うと今の段階ではデスクの整理は必要ないって事でしょう(これからはともかく)。

No title

シャープペンやボールペンはいくらでも高いのがありますね。私は、以前筆記具に凝っていて1万円を超えるようなものも持っていますが、結局機能的には300~500円くらいのものが一番性能が良い気がします。全般に低価格帯の文房具は、アジアとの価格競争を避けるため、近年ますます品質が上がっている印象です。

ペーパーは電子ベースで持っている方が明らかに良いのですが、画面の解像度が足りなくて読みにくいのと、書き込みができないのが少し不便だと思っています。
手書きパットやPDF編集ソフト等がもっと便利になると
いいのですが。
プロフィール

Willy

Author:Willy
日本の某大数学科で修士課程修了。
金融機関勤務を経て、米国の統計学科博士課程に留学。
2009年、某州立大数学科専任講師。2010年、助教。2016年、准教授。

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お勧めの本
1.ルベーグ積分30講
―― 統計学を学ぶために。
   小説のように読める本。
   学部向け。


2.Matematical Statistics and Data Analysis
―― WS大指定教科書。
   応用も充実。学部上級。

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